Мотивация в Битрикс24, часть 2: Как заставить закупки работать на эффективность, а не на освоение бюджета
Один из важных постулатов, который выкристаллизовался из многолетнего опыта практики в управлении и трансформации бизнес-процессов:
Эффективный бизнес — это преобразование энергии вида «A» в энергию вида «B» - продукт, в минимальный период времени, с использованием минимальных ресурсов, извлекая качественную в нужном объем добавленную стоимость, при этом полностью удовлетворяя интересы потребителя «C».
Этот принцип универсален. Он работает не только в продажах, но и в каждом подразделении вашей компании. Сегодня мы вскроем проблемы мотивации в отделе закупок и посмотрим, как заставить его работать не на процесс, а на результат, используя всю мощь Битрикс24.
Соответственно, все подразделения бизнеса должны максимально эффективно использовать время и ресурсы. Для этого нужно фокусировать всех сотрудников на оптимизацию временных циклов, при этом вкладывая минимум энергии и получая максимум результата.
Почему ваша система мотивации в закупках не работает?Давайте посмотрим правде в глаза. Как обычно мотивируют закупщиков? Фиксированный оклад и, в лучшем случае, премия за экономию. Кажется логичным, не так ли? Чем дешевле купил, тем больше молодец. Но это ловушка, в которую попадают 90% компаний.
Такая система создает у закупщика «туннельное видение». Он видит только одну цель — сбить цену. А что происходит с качеством? Со сроками поставки? С надежностью поставщика? С условиями оплаты? Все это остается «за кадром». Закупщик получает свой бонус за экономию, а компания остается с неликвидным товаром, сорванными сроками производства и «замороженными» деньгами в авансах.
Знакомая картина? Вы ставите цель «купить дешевле», но не управляете путем ее достижения. Позволит ли такая закупка обеспечить бесперебойное производство? Сформировать пул надежных партнеров? Оценить реальные затраты на весь цикл поставки? В 90% случаев — нет.
Что происходит на практике?Закупщик может «забыть» провести тендер и выбрать поставщика по знакомству. Может не проверить надежность контрагента и подставить компанию под риск. Может согласиться на 100% предоплату, заморозив оборотный капитал. Может не внести данные о поставщике в учетную систему, создав хаос в документообороте. Может игнорировать сроки поставки, потому что главное — сэкономить.
В итоге компания получает экономию на бумаге, но теряет гораздо больше. Теряет время на разбор рекламаций. Теряет деньги на простоях производства. Теряет контроль над закупочными процессами. А самое главное — теряет возможность масштабировать бизнес, потому что все держится на «договоренностях» и личных связях закупщика, а не на прозрачных, управляемых процессах.
Новая формула мотивации для закупок: фокус на времени и ресурсахЯ нашел формулу, которая работает. И чтобы она работала безотказно, я также полностью «зашил» её в Битрикс24. Теперь закупщики понимают: работодатель готов платить только за совокупный результат, который состоит из оптимизации временных циклов и эффективности использования ресурсов.
В прошлой статье я писал про три составляющие мотивации для менеджеров по продажам: фиксированный оклад, бонус за маржинальные продажи и премия за выполнение KPI. В данном случае структура KPI для других подразделений должна быть с привязкой к оптимизации временных циклов при этом вкладывая минимум энергии и получая максимум результата.
Цели моей многофакторной системы мотивации для закупок:Сфокусировать внимание сотрудников на качественном результате. Не просто купить дешевле, а купить правильно. Не просто заключить договор, а заключить его с надежным партнером на выгодных условиях. Не просто выполнить план закупок, а выполнить его с максимальной пользой для компании.
Изменить мышление сотрудников. Они должны понимать, что работодатель платит не за присутствие на рабочем месте и не за формальное выполнение обязанностей. Он платит за результат, который измеряется не только в процентах экономии, но и в скорости поставок, в качестве товара, в надежности поставщиков, в прозрачности процессов.
Повысить операционную эффективность. Когда закупщик получает премию не просто за экономию, а за комплексные KPI, он начинает думать системно. Он понимает, что купить дешевле у ненадежного поставщика — не значит купить лучше. Он начинает искать способы оптимизировать весь цикл закупки, от заявки до получения товара на склад.
Корректировать текущие проблемы компании с оцифровкой рисков и недостатков. Система мотивации становится инструментом управления. Вы видите проблему — вы меняете вес KPI. Нужно ускорить поставки? Увеличиваете вес KPI по срокам. Нужно повысить качество? Увеличиваете вес KPI по рекламациям. Система гибкая и адаптируется под текущие задачи бизнеса.
KPI для специалиста по закупкам, «зашитые» в Битрикс24Вот пример KPI на месяц для руководителя по закупкам (или специалиста в одном лице), которые полностью автоматизированы в Битрикс24 и заставляют его работать на результат. Эти показатели не придуманы в теории — они выстраданы на практике, в реальных компаниях, где я внедрял свою методологию управления.
1. Внедрение бизнес-процесса по обработке заявок
KPI: Внедрен бизнес-процесс, позволяющий получать все заявки только в цифровом, упорядоченном виде, с автоматизированной проверкой на наличие данных позиций в бюджете/проекте. Что снизило время обработки заявок на __ часов. План/факт.
Почему это важно? Мы мотивируем именно владельцев процессов вносить свой вклад в повышение операционной эффективности. Прививаем эту культуру. Именно на каждом уровне управления нужно мотивировать улучшать бизнес-процессы, так как именно каждый уровень управления, каждый владелец процесса знает его отлично, все его специфику, детали и мелочи.
Когда закупщик сам проектирует и внедряет процесс, который упрощает его работу, он становится не просто исполнителем, а соавтором системы. Он понимает, зачем это нужно, и не саботирует изменения. Более того, он сам заинтересован в том, чтобы процесс работал эффективно, потому что от этого зависит его премия.
2. Анализ закупочных цен
KPI: Выполнен ежемесячный анализ закупочных цен по категориям товаров, который отражен в сравнительной таблице для Коммерческого директора. Выполнен/не выполнен.
Почему это важно? Это заставляет закупщика быть в рынке, постоянно мониторить цены, искать лучшие предложения и принимать решения на основе данных, а не интуиции или личных связей. Когда руководитель видит прозрачную аналитику, он может принимать взвешенные решения и корректировать закупочную стратегию.
3. Качество пула поставщиков
KPI: Общее количество отобранных поставщиков, которые соответствуют точным параметрам (оборот, лет на рынке, сроки доставки, % аванса или постоплата, интегрирован в ЭДО, гарантия на продукцию 5 лет, и т.п.). План/факт.
Почему это важно? Мы уходим от погони за сиюминутной выгодой и строим долгосрочные отношения с надежными партнерами. Когда у вас есть пул проверенных поставщиков, вы можете быстро реагировать на изменения спроса, не тратя время на поиск и проверку новых контрагентов. Вы снижаете риски срыва поставок и получения некачественного товара.
4. Активность в поиске поставщиков
KPI: Количество встреч с потенциальными поставщиками. План/факт.
KPI: Количество выездных аудитов на производства поставщиков. План/факт.
Почему это важно? Мы мотивируем закупщика не сидеть на месте, а активно искать лучшие условия и проверять контрагентов. Выездной аудит — это не прихоть, это инструмент управления рисками. Когда вы своими глазами видите производство, склад, систему контроля качества, вы можете объективно оценить надежность поставщика.
5. Эффективность закупочных процедур
KPI: Количество тендеров (процедур упрощённых закупок) проведено за месяц. План/факт.
KPI: Количество заключенных договоров. Все реквизиты и подписанные договора с поставщиками должны быть внесены в учетные системы (1С или Битрикс). План/факт.
Почему это важно? Мы оцифровываем и ускоряем закупочные процедуры, делая их прозрачными и управляемыми. Когда все договора внесены в систему, вы можете в любой момент получить отчет по всем контрагентам, условиям, срокам. Вы видите полную картину и можете принимать решения на основе данных.
KPI: Количество поставщиков, с которыми заключены договора и подключена интеграция онлайн обмена данных по номенклатуре и остаткам из 1С (или другой учетной системы). План/факт.
Почему это важно? Кто-то подумает, что за бред, скажет, что это невозможно. Мой ответ: изучите опыт в других отраслях, где объем номенклатуры измеряется десятками тысяч SKU. Именно такая интеграция позволяет снизить массу рутины и онлайн получать данные по остаткам, ценам, срокам поставки, принимать решение по закупке в режиме реального времени.
Представьте: ваш менеджер по продажам получает запрос от клиента. Он открывает CRM, видит актуальные остатки у всех поставщиков, цены, сроки поставки. Он может сразу дать клиенту точную информацию и закрыть сделку. Без звонков закупщику, без ожидания, без потери клиента из-за долгого ответа. Это и есть операционная эффективность.
7. Скорость поставки
KPI: Среднее время на оптовую поставку «под ключ» для категории товара составляет не более 2 суток. План/факт.
Почему это важно? Мы напрямую влияем на скорость оборота капитала и удовлетворенность конечного потребителя. Чем быстрее вы получаете товар, тем быстрее можете продать его клиенту, тем быстрее получаете деньги, тем быстрее можете реинвестировать их в развитие бизнеса. Это цикл, который нужно постоянно ускорять.
8. Качество поставок
KPI: % пересортицы, брака, рекламаций снизился на % процентов. План/факт.
Почему это важно? Мы снижаем издержки и повышаем качество конечного продукта. Каждая рекламация — это потерянное время, потерянные деньги, потерянная репутация. Когда закупщик отвечает за качество поставок, он начинает тщательнее выбирать поставщиков, проверять товар, контролировать условия хранения и транспортировки.
Как это работает в Битрикс24?
Все эти KPI не просто записаны в должностной инструкции. Они «зашиты» в Битрикс24 и автоматически отслеживаются системой в виде отдельного Бизнес процесса. Каждое действие закупщика фиксируется: встреча с поставщиком — задача в Битрикс24, заключенный договор — документ в Битрикс24, проведенный тендер — бизнес-процесс в Битрикс24, снижение времени обработки заявок — отчет в Битрикс24.
В конце месяца система автоматически формирует отчет по выполнению KPI. Руководитель видит план и факт по каждому показателю. Закупщик видит, за что он получит премию, а за что нет. Все прозрачно, все оцифровано, все управляемо.
Более того, система гибкая. Вы можете менять веса KPI в зависимости от текущих задач бизнеса. Нужно срочно снизить время поставки? Увеличиваете вес этого KPI. Нужно повысить качество? Увеличиваете вес KPI по рекламациям. Система адаптируется под ваши цели.
Когда вы внедряете такую систему мотивации, вы получаете не просто улучшение показателей. Вы получаете изменение культуры компании. Сотрудники начинают думать не о том, как отсидеть рабочий день, а о том, как улучшить процессы. Они становятся соавторами системы, а не винтиками в механизме.
Вы получаете прозрачность. Вы видите, кто работает эффективно, а кто нет. Вы можете принимать решения на основе данных, а не интуиции. Вы можете масштабировать бизнес, потому что все процессы оцифрованы и управляемы.
Вы получаете скорость. Время обработки заявок сокращается в разы. Время поставки сокращается в разы. Время принятия решений сокращается в разы. А время — это самый ценный ресурс в бизнесе.
Заключение
Как раз при таких KPI вы мотивируете сотрудников на оптимизацию временных циклов и экономию энергии, получая максимум результата. Еще раз отмечу, что все KPI и план/факт по ним должны быть полностью автоматизированными. Для этого проектируйте, разрабатывайте ваши процессы и учетные системы сразу с заделом на аналитику. Все выше описанное можно легко реализовать в Битрикс24.
Это был пример только по одной функции — закупки. В следующих статьях я поделюсь опытом по другим функциям: производство, логистика, маркетинг, HR. Каждое подразделение имеет свою специфику, но принцип один: фокус на оптимизацию временных циклов, минимум энергии, максимум результата.
Подписывайтесь, чтобы не пропустить!
— Бесплатные Сайты и CRM.